Lees hier mijn nieuwsbrieven en artikelen met waardevolle tips en adviezen.      

De noodzaak van verbeteringen.

Niet ieder bedrijfsproces loopt altijd zoals we het zouden willen. We willen meer en betere resultaten behalen. Dit is met eenvoudige aanpassingen ook goed mogelijk. Deze aanpassingen zijn onder andere gericht op het verminderen van verspillingen. De verspillingen die in een bedrijf plaats vinden moeten gezien worden als handelingen die geen waarde toevoegen, maar wel geld en moeite kosten. Door deze verspillingen te reduceren bereiken we een betere proceskwaliteit met uiteraard daaraan gekoppeld lagere kosten. De 8 meest voorkomende verspillingen worden in dit artikel duidelijk beschreven. Ook gaan we wat dieper in op de mogelijkheden die we hebben om er wat aan te doen.

De meest voorkomende verspillingen binnen een onderneming zijn:

1. Transport.

Transport van goederen is niet in alle gevallen te voorkomen en kunnen ook niet altijd als verspilling worden aangemerkt, aangezien de plaatsen van productie en consumptie meestal niet dicht bij elkaar liggen. Echter onnodig transport is wel te voorkomen en kan veel besparingen met zich mee brengen. We kunnen besparingen bereiken op zowel het interne- als externe transport.

Bij het interne transport kunnen we eenvoudig besparingen bereiken door een kritisch te kijken naar de volgende 3 hoofdaspecten. Deze aspecten zullen nu kort aan de orde komen. 

1) Afstanden. De afstanden die in de hal worden afgelegd tussen de verschillende machines en/of opslagruimten kunnen bij een slechte indeling aanzienlijk zijn. Bij indeling van het magazijn kan er eens worden gekeken naar een indeling van de goederen in bijvoorbeeld ABC goederen. De A-goederen worden veel gebruikt t.o.v. de C-goederen. Om het intern transport in het magazijn te beperken kunnen de A-goederen op een zodanige locatie worden opgeslagen dat ze snel en eenvoudig "voor het grijpen” liggen. Dit scheelt tijd in zoeken en afstand overbruggen. Uiteraard moeten de eigenschappen van de goederen deze indeling wel toelaten.

2) Modaliteit. Het volgende punt is de modaliteit van het interne transport. Vervoeren we de goederen met een heftruck, pompwagen of rollenbaan. Iedere methode heeft zijn invloed op de snelheid, ruimte, arbeid en vereiste investeringen. 

3) Keuze van extern transport. Bij het externe transport draait het in het kort om de volgende vragen; Doen we het transport in eigen beheer of besteden we het uit en met welke frequentie moet of wil ik leveren?. Het draait dus eigenlijk qua kosten vooral om het indikken van de goederenstromen.

2. Voorraden.

Wat betreft de voorraden kunnen er ook grote verbeterslagen worden gemaakt. De voorraadniveaus worden voornamelijk bepaald door het verwachte verbruik, inkoop- en verkoopprijs.

De voorraden kunnen we onderscheiden in 3 typen, deze zijn: grond- en hulpstoffen, tussenvoorraden en eindproducten. De voorraden van grond en hulpstoffen wordt bepaald door het verwachte verbruik en inkoopprijs. De hoogte van de tussenvoorraden worden bepaald door de verschillende en aantal schakels in het productieproces. De voorraden van de eindproducten worden bepaald door de verwachte verkopen en de output uit het productieproces. Bij de bepaling van de voorraadniveaus is het van groot belang om een goed en duidelijke inzicht te hebben in de vraag of er geproduceerd op bestelling of op voorraad.

Deze vraag wordt in het totale proces aangeduid met de juiste bepaling van het KOOP-punt (klantenorderontkoppelpunt).

Belangrijke aspecten van een goed voorraadniveau zijn een goed inzicht in de te verwachten verkopen op korte- en lange termijn en een goed inzicht en organisatie van het productieproces. Het aanhouden van onnodige voorraden grond- en hulpstoffen kosten uiteraard veel geld. Als bekend is hoeveel er geproduceerd moet gaat worden en wat er op welke termijn verkocht gaat worden, kan er efficiënt worden ingekocht zonder teveel voorraden. Prijs en risico kunnen een geldige reden zijn om toch ruimer in te kopen kan strikt noodzakelijk. Verder is een goed inzicht in het productieproces van groot belang. Tussenvoorraden ontstaan doordat het productie in de eerste fase is afgerond, maar er in de volgende fase nog geen behoefte is aan het product. Een goede afstemming van de diverse productieschakels kunnen tussenvoorraden reduceren.

Het productieproces moet zo zijn ingericht dat de eventuele tussenvoorraden reageren als een soort harmonica. Iedere productiefase moet kunnen opschalen zonder een direct gebrek en kunnen terugschalen zonder een opeenhoping van tussenvoorraden. Een goed inzicht in de interne- en externe aspecten van het productieproces moet voorkomen dat de interne "just in time” leveringen uitmonden in "just to late” leveringen. Wat betreft de voorraden van eindproducten is het dus van belang om een goed inzicht te hebben in (toekomstige) verkopen. Een goed forecastmodel kan het ontstaan van onnodige voorraden voorkomen. Door de voorraden te reduceren verkleinen we ook de "harmonicawerking". We moeten er echter wel scherp op blijven dat we van de harmonica geen bottleneck maken.

3. Onnodige bewegingen.

Het schoolvoorbeeld van onnodige bewegingen is wel het zoeken van gereedschappen of producten. Een goede en overzichtelijke indeling van de werkplek kan het zoeken al verminderen en heeft op dit gebied minder bewegingen tot gevolg.

Een ander punt van onnodige beweging is te vinden op het gebied van het interne transport. Een duidelijk voorbeeld vindt plaats bij het cross-docken van goederen. De goederen worden gelost uit een vrachtwagen en worden zonder langdurige opslag vaak dezelfde dag weer verladen. Door deze goederen na het lossen niet achter in het magazijn of de hal te zetten maar meer bij de docks worden onnodige bewegingen in het interne transport voorkomen. Buiten de reductie van tijd in intern transport levert het ook een tijdswinst op bij het weer laden van de goederen, ze hoeven immers niet ver uit het magazijn te worden gehaald. Hierdoor kunnen ook meer verladingen worden afgehandeld in een korter tijdsbestek of met minder middelen. Uiteraard moet de ruimte, de producteigenschappen en het eventuele proces zich er wel voor lenen. Niet alles kan immers direct achter het dock worden neergezet.

Bewegen is gezond, maar is de ondernemer wel bereid om te betalen voor deze verkapte fitnessoefeningen voor de medewerkers op de werkvloer?

4. Wachten.

In aansluiting op wat bij het punt van de voorraden al is gezegd geeft een slechte afstemming van de productiestappen niet alleen onnodige voorraden maar ook onnodig wachten. Wachten is eigenlijk een onnodige voorraad van arbeid door een gebrek aan voorraad van benodigde goederen. Door de diverse fasen in een proces goed op elkaar af te stemmen (werkvolgorde of werktoedeling) wordt het wachten gereduceerd en kan het totale proces worden uitgevoerd met minder arbeid. Dit levert uiteraard een grote arbeidsbesparing op.

5. Overproductie.

Teveel produceren kost geld en brengt risico’s met zicht mee. Het teveel produceren van tussenvoorraden en (voorlopig onverkocht) eindproduct legt onnodig beslag op het bedrijfskapitaal en ruimte. Verder komt hierbij vooral het aspect van de incourrante voorraad om de hoek kijken. Het loont immers niet om te produceren voor de uitverkoop, overschotsberg of nog erger de afvalberg.  

6. Overbewerking.

Mooier maken dan het al is, is niet altijd lonend. Het inpakken van producten voor transport of opslag dient goed en vooral functioneel te gebeuren. Als een pallet met dozen voor transport wordt klaargemaakt en om transportschade te voorkomen wordt deze gewikkeld in folie of net en daarbij zijn twee lagen voldoende, dan is de eventuele derde laag overbodig. De besparing die hierbij kan worden bereikt is uiteraard het mindere verbruik aan verpakkingsmateriaal en door het snellere wikkelproces kan er op tijd (of zelfs het aantal wikkelaars) worden bespaard. Het gebruik van machines met een veel grotere kracht, capaciteit of mogelijkheden dan strikt noodzakelijk is kan als overbewerking worden gezien. 

7. Afwijkingen.

Fouten maken kost altijd geld. Goederen of diensten die geproduceerd of geleverd worden maar die niet voldoen aan de vereiste eindspecificatie zijn kostbare fouten.

In een productieproces kan het zijn dat er na controle een extra bewerking moet worden uitgevoerd of in het ergste geval verdwijnt het product in de afvalbak. Bij het leveren van goederen kunnen we denken aan een fout in de planning van transporten waarbij extra afstand moet wordt afgelegd om alle goederen af te leveren. Hierin kan de oorzaak zitten in een onjuiste planning of in het ergste geval in vergeten goederen. Het is dus belangrijk om kritisch te kijken naar de oorsprong van de afwijkingen.

De oorzaken kunnen van diverse oorsprong zijn. Als voorbeeld voor oorzaken kunnen we noemen; onjuiste of onvolledige instructies naar de medewerkers, onvoldoende kennis en ervaring voor een juiste uitvoering, slecht ingestelde of niet voor het doel uitgeruste machines. Zoals hier beschreven is ook de juiste kennis en scholing van cruciaal belang. Bij deze verspilling gaat het vaak om het gebrek aan juiste kennis en scholing.

8. Onbenutte kennis.

Ter afsluiting volgt nog de verspilling van onbenutte kennis. Deze verspilling kan deels gezien worden als het tegenovergestelde van het ontstaan van de afwijkingen. Door de aanwezige kennis in de organisatie niet of onvoldoende te benutten blijven er ook kansen liggen voor een goed lopend proces. Op de werkvloer is vaak veel praktische kennis en ervaring aanwezig. In het management is juiste weer veel theoretische kennis aanwezig. Praktijk en theorie worden soms als tegenpolen gezien, maar kunnen in feiten niet zonder elkaar. Door het toepassen van de juiste combinatie wordt het beste uit beide gehaald.  Immers wat in de theorie ontwikkeld wordt zal ook praktisch goed uitvoerbaar moeten zijn en wat uit de praktijk komt zal ook theoretisch en uiteindelijk financieel moeten kunnen worden onderbouwd.

De moraal. 

De moraal van dit verhaal is dat verbeteringen van het proces en daarmee de reductie van de verspillingen alleen tot een goed einde kan worden gebracht als zowel de werkvloer als het management gezamenlijk de schouders er onder zetten en gebruik maken van elkaars kennis, inzichten en ervaringen.

De voorbeelden van de 8 bovenstaande verspillingen zijn maar een beperkte selectie aan voorbeelden die mogelijk binnen organisaties kunnen voorkomen. Welke verspillingen bij een organisatie kunnen voorkomen is uiteraard afhankelijk van de activiteit van de organisatie.

De verspillingen zijn eenvoudig op te sporen door de processen goed te meten en in kaart te brengen door bijvoorbeeld: tijdschrijven, turflijstjes, afstanden meten, etc.

Iedereen zal één of meerdere verspillingen in de eigen organisatie herkennen. Echter vaak vallen ze niet direct op, aangezien de impact per dag of eenheid laag is. Als deze verspillingen worden doorgerekend naar een heel jaar kan het toch aardig in de papieren lopen en gooien we op jaarbasis toch meer over de balk dan we denken.

Kortom: Verspillingen komen overal voor en er is altijd reden genoeg om de mogelijke verspillingen eens in kaart te brengen en over oplossingen te gaan nadenken.

Wilt u ook een goed inzicht krijgen in de mogelijke verspillingen binnen uw organisatie? Neem dan Contact met ons op. We helpen u graag bij het opsporen van de verspillingen en zoeken daar dan een passende oplossing voor.

Wilt u onze nieuwsbrieven per email ontvangen? Meldt u zich dan aan via: "Inschrijven Nieuwsbrief".

Vond u dit artikel interessant? Deel het met uw netwerk!

Terug naar de vorige pagina >